ERP software implementation integrates all divisions in an organization into a single system. Every division has its own module under the enterprise resource planning system. Each module is then customized and links added to other modules in a bid to replicate the company’s business process data flow.

For example, consider the processes required when a vendor delivers goods. The new entry in the inventory module is propagated in real-time to other modules which need to know. The production division may be waiting for the goods and will now initiate production processes that need the newly delivered goods.

The entry also reaches the accounting and finance divisions at the same time. They compare the inventory update against the vendor’s invoice and documents from the procurement division, and issue payments as necessary. The system updates all this in real-time and any desk in any division causing a delay can be identified by managers keeping track of process updates.

This sudden new clarity about each process is a considerable benefit for the company, and one of the main reasons why ERP software is so popular these days. It fosters accountability and transparency, and increases both efficiency and quality. The system optimizes everything from inventory to order tracking and costing.

With no paperwork required, every byte of data in the company can be centralized. It’s a tough job to get the system operational, since the implementation team has to replicate the entire company’s business processes on the system. The customization of each module has to be perfect, and so does the data flow between the modules.

But once it is done, everything that was being done physically with papers, files and phone calls can be done faster and better with ERP software. More importantly, the company’s staff, management and even vendors need to be trained to use the system. It’s vital to ensure that staff are not ignoring the system and doing things the old way.

Implementing ERP software is costly and time-consuming. Existing databases need to be migrated and it takes a combined team of the company’s senior divisional managers and expensive outside consultants many months and sometimes more than a year to complete the customization. Then there are more delays for staff training and the actual move from testing to live servers.

On balance, it’s fair to say that ERP software is well worth the trouble and the investment. With the system live, efficiency and accountability shoots up. Managers are able to pick out bottlenecks holding back a process and resolve the issue. Company-wide reporting and analytics based on the centralized data becomes easier.

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El ERP se podrá adquirir como producto autorizado o por subscripción a un host

El fabricante de Customer Relationship Management (CRM) vía web y software de gestión de negocios para PYMES, BizAutomation.com (www.bizautomation.com), ha lanzado una suite de e-business que incluye ambos productos en uno para empresas que operen con Microsoft Exchange. El nuevo software BizAutomation CRM + Business Management estará disponible como software autorizado o como producto alojado en Exchange ASPs para sus subscriptores.

Este nivel de automatización de negocio era bastante complejo y caro para la pequeña y mediana empresa: “Mientras que la gran empresa busca flexibilidad, el pequeño negocio requiere una integración y simplificación de sus sistemas sin necesidad de asesoramiento externo. Eso es exactamente lo que hemos conseguido”, afirma Carl Zaldivar, Presidente y CEO de BizAutomation.com.

El nuevo ERP para PYMES consta de los módulos funcionales de CRM vía web, ERP, e-encuestas y cuestionarios, e-Projects & Fulfullment, comercio electrónico, gestión de documentos electrónica, portal de negocio, Business Relationship Management (BRM) y alertas de e-mail.

Vía: ERP-Spain

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Un ERP es obligación hoy en día para poder tomar mejor una decisión. La integración de la información de los procesos de negocio de una empresa es fundamental ya no para tener ventaja competitiva sino para simplemente competir.

El realizar una buena planificación para adoptar un ERP es de vital importancia para medir el éxito o el fracaso de la tecnología a adquirir. Es decisión de la empresa de que el ERP se haga en casa o lo adquiera con un proveedor tecnológico.

El ERP es una herramienta de apoyo finalmente el que toma las decisiones es el usuario.

Introducción

En la actualidad el conocimiento sobre sistemas de información es esencial porque la mayoría de las organizaciones necesita información para sobrevivir y prosperar.

Un sistema de información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de que pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos.

Existen cuatro principales tipos de sistemas de información que dan servicio a los diferentes niveles de la organización: sistemas a nivel operativo, sistemas a nivel del conocimiento, sistemas a nivel administrativo y sistemas a nivel estratégico.

Cualquier organización puede contar con uno o mas de los siguientes sistemas de información: sistemas de apoyo a ejecutivos en el nivel estratégico, sistemas de información gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones en el nivel administrativo, sistemas de trabajo del conocimiento y sistemas de oficina en el nivel del conocimiento y sistemas de procesamiento de transacciones en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales áreas funcionales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Sabemos que es necesario diseñar diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa, sin embargo, más y más empresas están encontrando las ventajas de integrar sus sistemas a través de Sistemas Empresariales.

Desarrollo

Los sistemas empresariales (ERP) proporcionan una plataforma de tecnología en la que las organizaciones pueden integrar y coordinar sus principales procesos internos de negocios.

Abordan el problema de las ineficiencias organizacionales creado por las islas aisladas de información, procesos de negocios y tecnología. Por lo general, una organización grande tiene muchos tipos diversos de sistemas de información que apoyan diferentes funciones, niveles de organización y procesos de negocios. La mayoría de estos sistemas tiene la finalidad de dar servicio a funciones diversas; unidades y procesos de negocios que no se “comunican” entre sí. Los gerentes podrían pasar momentos difíciles tratando de reunir los datos que necesitan para tener un cuadro completo y extenso de las operaciones de la organización. Esta fragmentación de datos en cientos de sistemas separados podría tener un impacto negativo en la eficiencia y desempeño de los negocios de la organización.

Los ERP resuelven este problema proporcionando un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocios clave de toda la organización. El software empresarial modela y automatiza muchos procesos de negocios con el objetivo de integrar la información a través de la compañía y eliminar vínculos complejos y costosos entre los sistemas de cómputo en áreas diferentes de la empresa. La información que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a través de la empresa de modo que la puedan compartir los procesos de negocios que se realizan en las áreas de manufactura, contabilidad, recursos humanos y otras más. Los procesos de negocios separados relativos a ventas, producción, finanzas y logística se pueden integrar en procesos de negocios para toda la compañía que fluyan a través de todos los niveles y funciones organizacionales. Una plataforma técnica para toda la empresa sirve a todos los procesos y a todos los niveles.

Estos sistemas pueden integrar los procesos de negocios clave de toda una empresa en un solo sistema de software que permita un flujo transparente de la información a través de la organización.

Un ERP reúne datos provenientes de diversos procesos de negocios clave y los almacena en un solo y amplio depósito donde los pueden utilizar otras partes de la empresa. Los gerentes pueden obtener información más precisa y oportuna para coordinar las operaciones diarias de la empresa, así como una perspectiva de los procesos de negocios (manufactura, contabilidad y finanzas, marketing y ventas y recursos humanos) y los flujos de información de la totalidad de la empresa.

Recordemos entonces que las actividades rutinarias de los procesos pueden ser automatizadas mediante tecnología ERP cuando estas se vuelven numerosas y complejas. Por eso, es indispensable comparar y analizar cuales son las soluciones en el mercado que satisfacen las necesidades de la empresa y asegurar la rentabilidad de la inversión.

La implementación de un ERP es un trabajo que requiere dedicación total por parte de un equipo de trabajo que deberá estar integrado por los líderes empresariales y por expertos consultores ERP.

Para que una empresa sea competitiva hoy en día debe de considerarse un ERP como una obligación y no como otra opción más.

Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrización dependerá de estas necesidades. Por ello, como un ERP no es una solución tipo las soluciones válidas para unas organizaciones pueden no ser válidas para otras organizaciones.

Un problema actual se puede observar en la mala administración de los sistemas de información existentes y los que hacen falta. Hoy en día, existen empresas o asociaciones civiles que tienen la infraestructura, el presupuesto y el personal para adoptar un ERP y no lo hacen.

El error frecuente en este tipo de empresas o asociaciones civiles es que cada departamento tiene sus propias necesidades de proceso de negocio y lo que hacen es solicitar a la Dirección de Informática que elabore un sistema que requieren o que les hace falta. La Dirección de Informática tiene un programador asignado a uno o varios departamentos del negocio y desarrolla ese nuevo sistema.

El problema surge cuando, por ejemplo, un ejecutivo necesita integrar el sistema de almacén y compras (que se hizo en casa) al sistema de contabilidad (adquirido con un proveedor) y a su vez con el sistema de cuentas por pagar (que no existe).

Seguramente lo que haría la empresa según sus tendencias es desarrollar un nuevo sistema (hecho en casa) de cuentas por pagar.

Como en todo proyecto se requiere una buena planeación la cual deberá tomar, entre otras, las siguientes consideraciones:

* El giro de la empresa.
* El tamaño de la empresa: infraestructura y personal.
* El volumen de información.
* La resistencia al cambio.
* La complejidad de las operaciones.
* Monto de la inversión.

En la mayoría de los casos es viable implementar un ERP ya que se obtienen, entre otros, los siguientes beneficios:

* Eliminación de las capturas repetitivas.

* Mayor oportunidad en la información.

* Consistencia, congruencia e integridad de la información.

* Eliminación de tiempos de espera para consulta de la información.

* Operaciones multi-usuario confiables y seguras.

* Reducción de los costos de operación.

* La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

Las compañías discernirán que es más conveniente si adquirirlo y que se adapte lo mayormente posible a las necesidades de la empresa o hacerlo en casa a la medida. Cada una de las opciones tiene sus ventajas y desventajas.

La tendencia de los ERP se apoyarán en Internet para facilitar la integración de negocio, hacer análisis con ingeniería de datos y predecir el comportamiento del consumidor final. Las empresas harán negocios electrónicos desarrollando competitividad sostenible.

En general, los sistemas ERP proporcionan a los directivos información en tiempo real con la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no sólo proporciona un panorama actual de la organización, sino que también permite dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo.

Un ERP es una herramienta de apoyo, finalmente el que toma las decisiones es el usuario. Es decir, se puede tener toda la tecnología disponible en el mercado pero si no se sabe utilizar de nada sirve.

Bibliografía

Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P. Management Information Systems. Ed. Pearson Prentice Hall. New Jersey U.S.A., 2004.

www.visualinfinnity.com/

www.claveempresarial.com/

C. P. José Alfonso Onofre Sánchez

alfonso_onofre@yahoo.com.mx

Estudiante de la Maestría en Ingeniería de Sistemas Empresariales de la UIA

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Hasta ahora las tendencias en tecnología corporativa estaban definidas, por los vendors y los consultores, hacia la solución de los problemas de una empresa con sus actores externos.

Los clientes, los proveedores, los socios comerciales y etc. eran el foco de las herramientas. Todos los vendors buscaban solucionar los procesos de negocios y de mejora de rentabilidad buscando aceitar estas relaciones.

Y los empleados… ¿y los empleados?

¿Estrategia Comercial?
Las principales fuentes de ingreso de los vendors corporativos eran las mencionadas en la introducción. Pese a que estos procesos son costosos y largos de implementar, en algún momento dejan de tener el “punch” necesario para hacer que una empresa de software tenga un killer-app.

CRM; ERP; DataWarehouse y etc. son las responsables de los ingresos de las mayores empresas de Software del mercado, sólo nombrar a BEA Systems; SAP; ORACLE; IBM; Siebel y PeopleSoft da una idea del tamaño del mercado.

ERM

Employee Relationship Management viene a cubrir esa falta de nuevas tendencias; donde básicamente tratan de ofrecer soluciones tecnológicas para mejorar las relaciones con los empleados.

Y pese a este nombre nuevo y marketinero, no hay VERDADERAS novedades en estas herramientas; la idea de que usando un browser para acceder a la información corporativa; servicios de recursos humanos y aplicaciones varias no parecen ser mucho más que una intranet completa.

Los beneficios que se pueden lograr (más que mejorar las relaciones con los empleados) parecen estar destinados a mejorar las tareas que se hacen en los departamentos de recursos humanos, como Comunicación Interna; Liquidación de Gastos y/o reorganizaciones; o sea Comunicación con las masas.

Falta algo
Y es la capacidad de utilizar estas herramientas para generar un real Knowledge Management y generar participación de los empleados en la empresa.

Uno de los mejores usos de un portal para empleados es el caso Microsoft. MSWeb es el portal interno utilizado por los empleados de MS y al cual tienen acceso el 94% de ellos.

Microsoft es una empresa de conocimiento, (consideraciones personales sobre la calidad de sus productos o sus estrategias comerciales al margen) donde la suma del conocimiento de sus empleados genera el valor de la empresa.

Actualmente MSWEB posee mas de 2,5 millones de páginas; el contenido es comprado vía sindicación (noticias y etc.) o GENERADO por los propios empleados; no existe control formal sobre los procesos de publicación y creación del contenido de los empleados; actualmente más de 39.000 empleados de MS crean contenido y manejan un CMS propio y, lo más interesante, nadie está obligado a informar sobre la creación del contenido o su ubicación en la intranet.

Los beneficios
De una estrategia como esta son tangibles; los empleados ahorran tiempo en sus búsquedas de información; se mejora la productividad y aumenta la capacidad de tomar decisiones de los empleados.

Para la empresa; mientras tanto, se logran reducir costos(al no necesitar generar el contenido para compartir conocimiento dentro de la empresa) ;aumentando la productividad (al reducir el tiempo que los empleados necesitan para encontrar información tienen más tiempo para vender); generan una comunidad interna (al ser los autores del contenido y los consultados por sus pares, los empleados empiezan a formar redes sociales que generan conocimiento) y encima logran establecer un vinculo de comunicación interna real(no sólo de muestra como varias intranets).

Claro que no todas las empresas son capaces de darle a sus empleados una herramienta donde compartir el conocimiento y formar comunidades; o por miedo a perder el monopolio del manejo de la info; o simplemente por falta de conocimiento del valor de estas estrategias.

Pero para competir, asi como se le da valor a las relaciones con los clientes, proveedores y reguladores… sin una buena estrategia del manejo de las relaciones internas, nada funcionará tan bien como podría.

Autor: Mariano

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